Ninguém merece reuniões improdutivas
É muito comum encontrarmos pessoas reclamando da falta de tempo ou justificando que deixaram de fazer algo também devido à mesma falta de tempo. Imagine quantas horas são gastas ou perdidas pelas pessoas em reuniões durante um dia, uma semana ou um mês.
Sempre que usamos a expressão “falta de” para tentar explicar ou justificar algo deveríamos saber com clareza que a “falta de” não é um problema, mas sim uma de suas causas. Conceitualmente, problema é o resultado indesejável de um processo e identificá-lo pode ser até metade da sua solução. Aí basta atuar nas suas causas, a começar pelas prioritárias, tomando as medidas necessárias para solucioná-lo.
Um bom exemplo de problema é o alto índice de reuniões improdutivas que acontecem no local de trabalho, com a participação de muitos convocados e outros convidados. Quanto maior o porte da organização humana – notadamente as empresas e órgãos governamentais – maior é o “pudim de reuniões”. Em reuniões improdutivas é muito comum que elas cheguem ao final tendo como resultado mais visível apenas a marcação da data do próximo encontro.
Para resolver o problema das reuniões improdutivas podemos começar por nos perguntar sobre a real necessidade de fazer o encontro. De repente podem existir outros meios e formas até mais rápidas para discutir os assuntos e tomar decisões.
Caso se conclua que a reunião é realmente necessária, então será preciso definir a pauta, os temas que serão abordados com respectivo tempo de duração, os participantes fixos, os convidados temáticos que só participam do momento da sua especialidade e a definição do coordenador da reunião, que terá a obrigação de ser bastante objetivo e focado na obtenção dos resultados esperados. Nesse sentido é fundamental que todos os participantes recebam uma convocação prévia para a reunião e que estejam preparados, com um conhecimento que lhes permita discutir e decidir sobre a pauta conforme suas atribuições.
É claro que o coordenador da reunião deve ter experiência suficiente para identificar rapidamente os estilos dos participantes – os apáticos, os que pensam que sabem tudo, os que abrem discussões paralelas, os que ficam de olho no celular, os navegantes de redes sociais e os que tentam conduzir a reunião no lugar do seu coordenador.
Outra premissa importante para que a reunião seja produtiva é o combate ao “achismo”. Os participantes devem falar e se posicionar em cima de fatos e dados, pois estamos na era do conhecimento. Tudo isso deve acontecer rigorosamente entre a hora marcada para o início e o término da reunião, cabendo ao coordenador não fazer concessões aos participantes que não são pontuais pois, no mínimo, isso pune aqueles que cumprem os horários combinados, inclusive os convidados temáticos. É importante também registrar em ata, com clareza e objetividade, as decisões tomadas e os próximos passos, se houver.
Não sei se o que abordei aqui reflete situações que você, caro leitor, tem vivido em seu local de trabalho, mas mesmo assim vale a pena refletir sobre esse problema crescente em nosso meio.
Numa outra oportunidade tentarei apresentar minhas observações sobre reuniões em condomínios residenciais e comerciais, bem como em sindicatos, partidos políticos e escolas.
